Jak przejść z bezpłatnej poczty e-mail na bezpieczną biznesową pocztę e-mail w chmurze Microsoft

29.03.2021 autor: Tomasz Sęk
W tej publikacji przedstawię jak zmienić i przenieść swoją bezpłatną skrzynkę e-mail, na pocztę w chmurze Microsoft z Exchange Online.

Dlaczego ta publikacja? Wraca jak bumerang temat skrzynek e-mail radców prawnych, adwokatów na bezpłatnych kontach. Wspomniał o tym @Tomasz Zalewski na linkedin, co wynika z jego najnowszych badań nad technologią w kancelariach prawnych.

Dlaczego tak jest? Nie wiemy. Może to być z różnych powodów: braku świadomości zagrożeń bezpłatnych skrzynek, trudności ze zrobieniem właściwej bezpiecznej skrzynki email, przyzwyczajeń itd.

Wychodząc naprzeciw grupie osób, które chcą to zmienić i przejść na bezpieczną, a jednocześnie wygodną pocztę e-mail, przygotowałem krótki instruktaż „Zrób to sam”.

W żołnierskich  słowach:

  1. kup domenę i hosting dla domeny
  2. kup dostęp do Microsoft Exchange Online
  3. podłącz swoją domenę pod konto MS Exchange Online

Zapraszam do lektury – wyjaśniam w szczegółach jak to zrobić, dlaczego akurat Microsoft Exchange Online, podaję też aktualne ceny tej operacji.

 


Od czego zacząć?

 

Na start – jestem zwolennikiem użycia serwerów pocztowych w ramach usług Microsoft, a dokładnie Microsoft Exchange Online.

 

Dlaczego Microsoft Exchange Online?

 

  • Chmura Microsoft jest gotowa na RODO.
  • jest bezpieczne prowadzenie rozmów na MS TEAMS (które zastąpiło SKYPE) .
  • W zależności od planu, otrzymujemy dostęp do usługi OneDrive – chmurowego bezpiecznego przechowywania plików, podobnego do DropBox czy GoogleDrive, jednak o zastosowaniu biznesowym.

 


Ważne publikacje dotyczące chmury a profesjonalnych pełnomocników – przygotowane przez samorząd radców prawnych.

 

W zakresie ryzyk prawnych polecam materiały przygotowane przez Komisję LegalTech przy OIRP w Warszawie. Komisja przygotowała poradnik „Standard przetwarzania informacji w chmurze obliczeniowej przez radców prawnych”, który ma na celu zaznajomić kancelarie prawne z dobrymi praktykami dot. przechowywania danych. W materiale jest zawarta m.in. analiza ryzyk prawnych infrastruktury chmurowej Microsoft.

 

Tutaj jest druga część Księgi Bezpieczeństwa przygotowana przez KIRP . Dotyczy ona poczty elektronicznej i chmury w pracy radców prawnych. Publikacja ma dwie części – „Oceny zgodności Exchange Online, Gmail, iCloud Mail dla celów działalności radców prawnych” oraz opracowanie „Bezpieczeństwo danych przechowywanych przez radców prawnych w wybranych chmurach”. Zwracam uwagę, że ocena w tym dokumencie dotyczy KOMERCYJNYCH USŁUG. Nie dotyczy to oceny DARMOWYCH usług wskazanych dostawców.

 

Polecam również „Księgę bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej w pracy radcy prawnego”, poświęconą w szczególności komunikacji WIDEO online przygotowanej przez samorząd radców prawnych.


 

Domena internetowa

Określ adres swojej domeny internetowej.

 

Chodzi o określenie tego, co jest w adresie e-mail po „@” i to, co może być  adresem Twojej strony internetowej.

Dostępność danej domeny można sprawdzić tutaj i klikając na tej stronie DOMENY

Jaki adres domeny wybrać ? można:

 

@imięnazwisko.pl
@ imięnazwisko.legal
@imięnazwisko.lawyer

 

@nazwisko.pl
@nazwisko.legal
@nazwisko.lawyer

 

@inicjały_imienia_i_nazwiska_legal.pl

 

Wybór końcówki pociąga za sobą określone koszty – najtańsze domeny to te z końcówką .pl za rejestrację i odnowienie.

Ryzykowna moim zdaniem będzie domena o końcówce .law – dlaczego?

Często w Polsce „law” wymawia się nie /lɔː/ (czyt. lo'), ale jak słowo „low” /ləʊ/ (czyt. leł, loł) co oznacza „nisko”.

 

 

 

Jaki jest koszt rejestracji domeny?

Przy dobrej domenie .pl koszt może być symboliczne 10 zł + VAT.

Kupno samej domeny nie wystarczy.

Potrzebny jest też HOSTING, a więc serwer gdzie „zaparkujesz” swoją domenę.

Najlepiej wybierać najpierw firmę hostingową tak, by w tej firmie kupować domeny. Inaczej są dodatkowe koszty przenoszenia domen między firmami. Uważaj na to.

Hosting  – a więc swój wirtualny serwer (do różnych rzeczy, nie tylko domeny poczty, ale i strony internetowej) można mieć od 99 zł  np. tutaj – aktualnie jest pewna promocja cenowa, z tego co widzę.

 

 

Gdy masz już wykupiony hosting i swoją domenę, skonfiguruj skrzynkę pocztową na swojej domenie.

Załóż swoją skrzynkę mailową, ze swoim adresem np.

Ten adres posłuży następnie do ustawienia skrzynki na Microsoft Exchange.

Jak to zrobić na zenbox?

Wejdź do swojego panelu klienta i tam wybierz:

@ PACZKI POCZTOWE > Konta pocztowe > (klikasz w swoją domenę)

Powinno to wyglądać mniej więcej tak:

 

 

Kliknij UTWÓRZ KONTO POCZTOWE

 

tak wygląda panel:

 

 


Usługa Exchange Online

Gdy masz już konto pocztowe, kup usługę Microsoft, aby mieć Exchange Online.

 

Do wyboru jest kilka planów usługi – warto poczytać co i jak w tym miejscu o możliwych planach ewentualnie tutaj o samych planach Exchange Online 

 

Jeśli jednak ogrom opcji przy wyborze odpowiedniego planu przyprawia Cię o ból głowy – skontaktuj się z Martą Czapik, która jest w tym ekspertem od usług i produktów Microsoft.

 

Bardzo interesująca i warta uwagi prawników jest funkcja „Zdalnie czyść firmowe dane z zagubionych lub skradzionych urządzeń przy użyciu funkcji czyszczenia selektywnego dostępnej w ramach usługi Intune” dostępne w pakiecie PREMIUM. Do tej pory dla tej funkcjonalności miałem osobną aplikację. A teraz mamy to w pakiecie od Microsoft – super!

Do wyboru jest kilka planów i można małym kosztem mieć usługi Microsoft Exchange, ale też i inne, płacąc rokrocznie lub co miesiąc. Ceny miesięczne są o 20-21% wyższe. Dlaczego? Oprocentowanie kart kredytowych🙂 względnie koszt kapitału.

 


Podłączenie Domeny do Microsoft Exchange Online

Gdy już mamy wykupiony plan, trzeba połączyć domenę i usługi Microsoft, żeby nasza poczta była na serwerach Microsoft.

 

Jak to zrobić na Microsoft Exchange?

Tutaj są filmy instruktażowe z polskimi napisami jak to zrobić z poziomu serwisu Microsoft.

A gdyby to było mało to jeszcze  szczegółowe informacje po angielsku opisane w linku. 

Jeszcze parę lat temu, bez informatyka  taka operacja była trudna. Teraz możemy to zrobić sami.

 

Jak to zrobić na swoim serwerze u hostingodawcy?

W ZENBOX są też dane do wprowadzenia – helpdesk pomoże Tobie uzyskać niezbędne informacje, jeśli sprawi to nam kłopot, ale można to zrobić wybierając:

SERWER > Rekordy DNS > wskazując domenę

Tutaj możemy dodawać rekordy, które uzyskamy z Microsoft dotyczące naszego serwera Exchange Online.

Trzeba dodać rekordy DNS u Twojego hostingodawcy, aby przekierować ruch przychodzący na adres skrzynek pocztowych na serwery Exchange Online.

 

Jeśli chcesz oszczędzić czas – zadzwoń do ekspertów

Zgranie starej poczty do nowej poczty to często operacja konieczna, żeby nadal mieć dostęp do historii. Zrozumiałe.

Znalazłem ofertę na usługę  przeniesienia starej poczty do nowej na Microsoft Exchange, którą realizują inżynierowie z firmy SENETIC.

Według mnie to bardzo dobra propozycja co do migracji poczty – a więc przeniesienia zawartości skrzynek, nawet tych bezpłatnych. Dla tych z Was co działają w ramach Gsuite z założenia migracji do Exchange Online podlegają wiadomości, kalendarze i kontakty.

Usługa jest wg mnie w atrakcyjnej cenie 120 zł netto za jedną skrzynkę. Gdybym miał dzisiaj ten problem, pewnie bym z tego skorzystał. A tak, od początku NAVEO działam na Exchange Online.

 

 

Na koniec

Pozostaje skonfigurowanie skrzynki pocztowej w Microsoft Exchange – ustawienie hasła dostępu i konta w programie pocztowym i gotowe🙂

 

 

 

 

O autorze

Tomasz Sęk

Doradca biznesowy w dziedzinie finansów i zarządzania, strategii i architektury biznesowej. Prawnik-ekonomista, menedżer. Absolwent studiów menedżerskich MBA na IESE Business School w Barcelonie (Hiszpania).
Zobacz więcej postów >

Czytaj także

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *