Program dla kancelarii prawnej – co warto wiedzieć wybierając – 16 wskazówek z praktyki

15.11.2020 autor: Tomasz Sęk

Program dla kancelarii prawnej – co warto wiedzieć wybierając – 16 wskazówek z praktyki

Gdy wspólnicy / partnerzy zarządzający lub soliści (prowadzący indywidualne kancelarie prawne) pytają mnie o to, jaki mają wybrać program dla swojej kancelarii, to w pierwszej kolejności odpowiadam: „to zależy”. 😉 To zależy od wielu czynników, a najważniejsze dla jakiej kancelarii prawnej program się wybiera. To dla jakiej kancelarii ma to być program, jakich klientów się obsługuje, jacy prawnicy pracują.

Kancelaria kancelarii nierówna.  Z tego powodu nie rekomenduję żadnego programu w ciemno. To, co pasuje jednemu prawnikowi czy kancelarii, nie pasuje drugiemu prawnikowi – w tej samej kancelarii – czy innej kancelarii itd.

Poniżej dzielę się moimi wskazówkami z praktyki wyboru i wdrażania programów w kancelariach prawnych w toku projektów doradczych, jakie prowadziłem. Zapraszam do dalszej lektury.

 

I. Kryteria wyboru programu dla kancelarii prawnej – zanim zaczniesz poszukiwania i analizy

 

1. Cena nie powinna przesądzać o tym, jaki wybieramy program dla kancelarii prawnej – czyli „Cena Czyni Cuda?”

Mój dziadek, który prowadził swój zakład krawiecki w PRL w małej miejscowości 30.000 mieszkańców, mawiał tak:

„Nie stać nas na tandetę. Kupując najtańsze materiały i narzędzia pracy, będziesz mieć niezadowolonych klientów, a narzędzia będziesz musiał i tak kupić lepsze.”

Narzędzia pracy jako wspaniałe nożyce w moim domu rodzinnym są do dziś używane, a mają więcej lat niż ja.

W wypadku programu cena powinna być którymś z kryteriów. To jest inwestycja, która powinna podnosić efektywność i na siebie zarobić.

Gdy jednak masz budżet mocno ograniczony, skup się na jednej lub dwóch funkcjach, jakie program ma pełnić. Wówczas będzie łatwiej i może taniej wybrać. Nastaw się na to,  że to  będzie rozwiązanie, które w przyszłości z dużym prawdopodobieństwem zastąpi inny program – zmienią się potrzeby. Taka kolej rzeczy.

 

2. Cena licencji a Total Cost of Ownership / Całkowity Koszt Posiadania programu dla kancelarii prawnej

Programy informatyczne dla kancelarii są oferowane w przeróżnych modelach rozliczeń za program:
  • opłata za konto użytkownika – miesięczna albo jednorazowa
  • opłata za czynny dostęp do programu – miesięczna albo jednorazowa
  • koszt licencji ogólnej, bazowej, wejściowej
  • abonament za serwisowanie przed dostawcę
  • warianty cenowe licencji np. 3 poziomy zaawansowania programu
  • zróżnicowanie cen za dodatkowe moduły, płatne raz lub co jakiś czas lub podnoszące koszt użytkownika czy dostępu
  • opłaty za aktualizacje programu
  • abonament za tzw. helpdesk / pomoc techniczną
  • opłaty za szkolenia nowych współpracowników
  • koszt wdrożenia programu
  • opłata za migracje danych

To, czego nie widać w budżecie projektu to:

lucrum cessans:

  • czas na wybór, negocjacje i konfigurację wybranego programu
  • czas osób w kancelarii na wdrożenie – szkolenie z używania programu (na dodatek i zwykle płatne lub ukryte w koszcie wdrożenia)
  • problemy na początku używania programu – w szczególności przestoje spowodowane uczeniem się nowego systemu, a co gorsza „ginące” aktualne czynności, dokumenty, dane klientów
  • konieczność oddelegowania pracownika/-ów do procesu wdrożenia, co będzie „raz, kiedyś”

damnum emergens:

  • straty danych historycznych lub konieczność dodatkowych prac, lub nakładów, by zarchiwizować posiadane dane lub uczynić je dostępne na przyszłość
  • quasi damnum emergens: konieczność dodatkowych zakupów sprzętu lub innego oprogramowania

 

 

3. Program dla kancelarii prawnej w chmurze. To wygoda i oszczędność.

Spotykam się z podejściem wśród kancelarii prawnych z dyskwalifikowaniem na tzw. wejściu programów działających w chmurze. Zatem jeśli dyskwalifikujesz programy „chmurowe” z tego powodu, że są chmurowe, masz ku temu pewnie kilka powodów jak np. bezpieczeństwo dostępu do informacji przez niepowołane osoby, (nie)zawodność chmury czy połączeń internetowych.

To o czym warto pamiętać o programie w chmurze to, że:

  • dostawcy programów chmurowych wiążą się zwykle w modelu abonamentowym – płacenia ad infinitum za używanie projektu – przypomina to najem bez możliwości wykupu;
  • bezpieczeństwo chmurowe ma swoje granice – warto sprawdzić jakie zabezpieczenia ma chmura, jak będzie można się bezpiecznie łączyć, jakie jest szyfrowanie danych, czy serwery są w bezpiecznej lokalizacji z punktu widzenia wymogów prawa UE (RODO)  oraz bezpieczne fizycznie;
  • jaki jest tzw. Up-Time w Service Level Agreement – a więc w jakim stopniu dostawca zapewnia nieprzerwane dostarczanie usługi dostępu do programu;
  • jedno łącze internetowe to może być za mało na wypadek awarii;
  • może być tak, że pewne dane będą zapisywane lokalnie (na komputerze użytkownika), a inne w chmurze; pytanie, jak ma to działać;
  • program może mieć ograniczenia np. wielkością powierzchni dyskowej w chmurze na określone informacje  – zwłaszcza na pliki co może utrudniać działanie systemu lub jego sensowność; możliwości techniczne za pewnie są, pytanie o to, z jakim kosztem się to wiąże.

 

 

4. Program dla kancelarii prawnej na własnym serwerze. To bezpieczeństwo i poufność (?)

Inny biegun kancelarii to te które preferują tylko chmurowe rozwiążania

To o czym warto pamiętać o programie na lokalnym serwerze to, że:

  • program na lokalnym serwerze to może oznaczać znaczne obciążenie finansowe na infrastrukturę sprzętową i programową; mówimy często o budżetach sześciocyfrowych i więcej;
  • bezpieczeństwo serwera oprócz cyfrowego – firewall itp. – wymaga bezpieczeństwa fizycznego tj. ograniczenia dostępów nieuprawnionych osób, ryzyka włamania fizycznego i kradzieży danych lub sprzętu;
  • serwer fizyczny wymaga serwisu sprzętowego i programowego, wymiany podzespołów co kilka lat z uwagi na ich zużycie, doprowadzenia klimatyzacji do najlepiej dedykowanego pomieszczenia z maszyną (uwaga na wentylację i PPOŻ);
  • sprzętowe tworzenie zabezpieczeń kopii zapasowych – to są dodatkowe niuanse sprzętowe;
  • dostęp do danych serwera z różnych lokalizacji – tak różnych biur czy miejsc, w których poza biurem przebywają współpracownicy – czy to połączeń zabezpieczonych jak VPN czy tworzenia tzw. lustra (mirror) systemu w innych biurach firmy, co czasem bywa konieczne;
  • serwer lokalny ma sztywne parametry, tzn. ma określoną szybkość, pojemność, przepustowość itp. rozwiązania chmurowe zwykle mają zaletę, że są plastyczne i skalowalne tzn. że chmura obliczeniowa może zwiększać moc lub parametry, gdy to potrzebne.
 Przytoczone wyżej czynniki przemawiają za chmurą, choć do pewnego stopnia. Na koniec dnia, dużo widać na liczbach, a konkretnie kosztach jakie wiążą się z wyborem jednej albo drugiej alternatywy.

 

5. Czy nie lepiej zrobić własny program dla kancelarii prawnej?

W pewnym momencie myślisz, że chcesz zrobić „własny” program do zarządzania kancelarią. Masz na to fundusze lub nawet dotacje.  Porównuję to do budowania – tak, budowania, nie kupowania – własnego browaru, żeby napić się piwa na własny użytek. A browar trzeba utrzymać. Personel browaru jest potrzebny. Trzeba zatem:
  • czyścić kadzie,
  • kupować składniki,
  • dbać o całą aparaturę, naprawiać lub kupować nową, gdy się zepsuje,
  • dostosowywać się prawnie i organizacyjnie,
  • spełniać wymogi związane ze statusem składu podatkowego.

(off-topic: ze składem podatkowym, może przy kancelarii to będzie jako analogia do wymogów tajemnicy zawodowej i RODO 😉 )

To wszystko kosztuje.

Nie tylko liczą się pieniądze, ale przede wszystkim Twój czas i innych osób w organizacji.

A w biznesie prawniczym, bardziej widać czarno na białym niż w innych biznesach, że czas to pieniądz.

Czas własny i całej kancelarii na „home made” program IT może być elementem, który finansowo może taki projekt uczynić nieekonomicznym.

 

6. Potrzeby analityczne biznesu kancelarii warto określić przed szukaniem programu dla kancelarii prawnej

Ważnym aspektem programu dla kancelarii jest to, co program ma dostarczać od strony informacji o efektywności biznesu. Notowanie czynności i wystawianie faktur – to są potrzebne i podstawowe funkcje, ale dzisiaj to stanowczo za mało, nawet w kilkuosobowych kancelariach, nie mówiąc już o indywidualnych praktykach prawniczych.

Program może, a nawet powinien być źródłem wiedzy o kondycji biznesowej kancelarii, o klientach, o współpracownikach. Aby program dla kancelarii dostarczał nam właściwe informacje biznesowe, trzeba wpierw zdecydować jakie informacje biznesowe są dla nas ważne.

Decydując o informacjach, jest kilka kwestii do rozważenia, które bezpośrednio determinują rzeczywistość biznesową danej kancelarii. Przykładowo mogą to być następujące pytania:

  • jakie zasady współpracy z klientami są dominujące?
  • czy potrzebujemy używać jednej kategorii godzin, dwóch czy trzech?
  • czy potrzebujemy znać zyskowność klientów, spraw czy zyskowność osób pracujących w kancelarii, a może obie te kategorie?
  • co powinni wiedzieć prawnicy wpisujący czas – znać godziny czy znać finanse i parametry finansowe? jeśli tak, to którzy?

Trudno szukać odpowiedzi na tego typu pytania u dostawców programów. Siłą rzeczy, są dostawcy, którzy próbują dopasować kancelarię do swojego produktu. To jest pewne rozwiązanie. Są też dostawcy otwarci na dostosowanie swojego programu do wymogów kancelarii poprzez modyfikację produktu. Każda z tych opcji ma swoje wady i zalety.  Im większa organizacja tym kwestia dopasowania programu do organizacji jest czynnikiem o rosnącym znaczeniu.

 

II. Zbieranie informacji o programach dla kancelarii prawnej – badania rynku

7. Telefon do przyjaciela – jaki program dla kancelarii prawnej polecisz? Na czym pracujesz?

Warto pytać znajomych po fachu o to, czego używają, co polecają. Trzymanie się tylko opinii może być szkodliwe w pewnych sytuacjach. To, co dobre dla niego/niej niekoniecznie będzie dobre dla Ciebie. Zastanów się, w jakim stopniu Twoje potrzeby są podobne do potrzeb tej innej osoby, w jakim stopniu Wasze kancelarię są podobne, a w jakim stopniu nie. Weź pod uwagę, jakimi jesteście ludźmi, jak jesteście podobni do siebie, jak się różnicie od siebie, bo to też ma znaczenie. Sam pracuję na programie do timesheet / rejestracji czasu pracy, który nie jest dedykowany dla branż, dla prawników. Dowiedziałem się o tym rozwiązaniu pierwszy raz od kogoś po fachu.

 

8. „Drogi fejsbuku / linkedin, jaki program dla kancelarii prawnej polecicie?”

Ciekawym sposobem na poszerzenie swojej wiedzy o programach informatycznych jest pytanie osób na grupach dyskusyjnych. Dlaczego to ciekawe? Wśród odpowiedzi i rekomendacji klasycznych programów do zarządzania kancelarią, a więc i takich znanych wszem i wobec, ktoś może polecić coś nowego, innego. To wartość sama w sobie.

 

9. Jaka kancelaria używa danego programu dla kancelarii prawnej?

Zapytaj o to ilu i jakich klientów ma producent programu. Nie ograniczaj się tylko do nazw kancelarii. Będziesz wiedzieć jak zinterpretować te informacje lub ich brak 😉. A jak już będą Ci znane konkrety, udaj się do źródła i porozmawiaj o tym z kolegą / koleżanką po fachu nawet na zasadzie zimnego telefonu. Czy ponownie by wybrał ten program? Jeśli są wyzwania to jakiego typu?

 

10. „Polacy nie gęsi” i swoje programy mają. A może coś z zagranicy?

Istnieją interesujące aplikacje dla kancelarii prawnych producentów spoza Polski. To są programy działające (głównie) po angielsku.  Przyjmując, że angielski to współczesna łacina lub lingua franca, dla części kancelarii nie będzie to robiło różnicy. Z tego powodu warto wziąć pod uwagę zagraniczne rozwiązania. Sam używam takiego niepolskiego (ale po polsku działającego) programu do robienia własnego timesheet (dane przechowywane na terenie UE).

 

III. Analiza programów dla kancelarii prawnej

11. Telefon do przyjaciela – co powiesz o programie X?

Podobna, jednak inna sytuacja to gdy pytasz kolegi / koleżanki po fachu, żeby zebrać opinię o programie X.

Jeśli tylko na tym opierasz swoje decyzje wobec tego produktu, możesz wyeliminować ciekawe rozwiązanie. Weź pod uwagę, że to, czego doświadczyła inna osoba, inna kancelaria z programem X niekoniecznie powinno być prawdziwe i przekładalne 1:1 dla Ciebie i Twojej kancelarii.

Sprawdź empirycznie z dostawcą i programem to, czego się dowiedziałeś. Unikniesz rozczarowań. Co więcej, adresując problem z dostawcą, możliwe, że zapobiegniesz pojawieniu się go na przyszłość.

 

12. Doświadczenie producenta a nowość programu dla kancelarii prawnej lub technologii

Data produkcji programu to trochę galimatias.

Z jednej strony, to kiedy wyprodukowano program pokazuje doświadczenie twórców – w szczególności mówimy o programie branżowym. Można się spodziewać, że producent widział już nie jedno i program może zaadresować istotne kwestie dla kancelarii. Zna specyfikę zawodu i branży. Jednocześnie, taki producent może nie mieć dużej motywacji do wychodzenia naprzeciw potrzebom kancelarii, co do funkcjonalności i dopasowania programu ponad standardowo czy korzystniejszych warunków biznesowych.

Z drugiej strony, data produkcji programu mówi o tym, w jakim stopniu dany program pasuje do aktualnych realiów systemowych, sprzętowych. Technologie zmieniają się bardzo szybko, na naszych oczach.  Programy produkowane 12 lat temu w „erze przed iPhone” to co innego niż produkowane 5 lat temu. W kontekście tzw. wiekowych programów warto dopytywać o aktualizacje  i czego one dotyczą. Jeśli program jest tak nowy, że ma mało nabywców lub Twoja kancelaria jest pierwsza, jest ryzyko pracy produkcie wymagającym zmian lub poprawek. Jednak takiemu producentowi może zależeć na nas i można próbować dopasować program do siebie.

 

13. Aktualizacje programu informatycznego dla kancelarii prawnej

Wszystko w technologii szybko się zmienia, wychodzą kolejne wersje systemów operacyjnych, edytorów tekstu. Kto jeszcze pamięta Windows XP czy Windows 3.11?

Warto dowiedzieć się od dostawcy programu:

  • jakie są aktualizacje programu, który nas interesuje
  • jak często są robione aktualizacje
  • czego dotyczą aktualizacje
  • jakie były aktualizacje od początku stworzenia programu
  • kwestie odpłatności aktualizacji

 

14. Integracja programu dla kancelarii z innymi programami

Połączenie z istniejącymi aplikacjami może być ważną kwestią – zwłaszcza z pocztą e-mail, kalendarzem, repozytorium dokumentów jakie posiadasz. Cześć programów na rynku posiada własne kalendarze – zobacz czy takie są opcje w produkcie.

 

15. Szukanie idealnego programu dla kancelarii prawnej

Trudne może być znalezienie programu dla kancelarii, który sprosta wszystkim Twoim wymaganiom. Sztuką będzie poświęcenie pewnych kryteriów wyboru w toku procesu decyzyjnego. Programy idealne nie są mi znane 🙂 Jeśli ktoś taki zna – proszę o maila :). Natomiast te, które są bliskie do pewnego ideału to… nie są dla każdej kancelarii (z uwagi na modele biznesowe i skalę działania),  są wymagające od kierownictwa, od prawników i … sporo kosztują.

 

16. Jeden program dla kancelarii prawnej „…aby wszystkimi rządzić” ?

Trawestując Tolkiena, jak Jedyny Pierścień – taki jeden program do wszystkiego może być obiektem pożądania. Natomiast jego ciężar może być nie do udźwignięcia przez ludzi, nie mówiąc o wymaganiach sprzętowych i finansowych.

 

Chcesz mieć program który „ogarnie” wszystko, tj. wszystkie procesy biznesowe lub funkcje, jakie posiadasz?  Sprytne łączenie kilku różnych aplikacji może dać podobny lub lepszy efekt niż kupowanie „kombajnu”. Pewnie wyjdzie taniej w zakresie zakupu. Co do eksploatacji, mogą być tzw. schody, ale jesteśmy kreatywnym narodem ;).

 

BONUS – dylematy związane z wyborem programu informatycznego dla kancelarii prawnej

Zostawiam jako dodatkowe kwestie do własnego rozważenia i do decyzji co jest ważne:
  1. „pudełko z pułki” vs „tailorowany garnitur lub garnitur na miarę”
  2. tanio vs drogo (tanio może być pozornie)
  3. prostota vs kompletność (funkcji i możliwości)
  4. duża firma vs mała firma  (o dostawcach)
  5. na chwilę vs na lata (perspektywa inwestycji)
  6. potrzeby teraz vs na przyszłość (jedno wymiarowość vs wielowymiarowość funkcji)

 

Co jeszcze?

Na koniec – osoby, które chcą spojrzeć na temat dalej i dowiedzieć się innych rzeczy związanych z programami dla kancelarii,  odsyłam do raportu KIRP z 2020 roku,  który jest tutaj 

Kolejne publikacje

Jeśli chcesz dostać informację o kolejnej publikacji – zapisz się na newsletter NAVEO. Formularz zapisów poniżej – smartfon; formularz z boku – desktop.

O autorze

Tomasz Sęk

Doradca biznesowy w dziedzinie finansów i zarządzania, strategii i architektury biznesowej. Prawnik-ekonomista, menedżer. Absolwent studiów menedżerskich MBA na IESE Business School w Barcelonie (Hiszpania).
Zobacz więcej postów >

Czytaj także

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *