Program dla kancelarii prawnej – co warto wiedzieć wybierając – 16 wskazówek z praktyki
Kancelaria kancelarii nierówna. Z tego powodu nie rekomenduję żadnego programu w ciemno. To, co pasuje jednemu prawnikowi czy kancelarii, nie pasuje drugiemu prawnikowi – w tej samej kancelarii – czy innej kancelarii itd.
Poniżej dzielę się moimi wskazówkami z praktyki wyboru i wdrażania programów w kancelariach prawnych w toku projektów doradczych, jakie prowadziłem. Zapraszam do dalszej lektury.
I. Kryteria wyboru programu dla kancelarii prawnej – zanim zaczniesz poszukiwania i analizy
1. Cena nie powinna przesądzać o tym, jaki wybieramy program dla kancelarii prawnej – czyli „Cena Czyni Cuda?”
Mój dziadek, który prowadził swój zakład krawiecki w PRL w małej miejscowości 30.000 mieszkańców, mawiał tak:
„Nie stać nas na tandetę. Kupując najtańsze materiały i narzędzia pracy, będziesz mieć niezadowolonych klientów, a narzędzia będziesz musiał i tak kupić lepsze.”
Narzędzia pracy jako wspaniałe nożyce w moim domu rodzinnym są do dziś używane, a mają więcej lat niż ja.
W wypadku programu cena powinna być którymś z kryteriów. To jest inwestycja, która powinna podnosić efektywność i na siebie zarobić.
Gdy jednak masz budżet mocno ograniczony, skup się na jednej lub dwóch funkcjach, jakie program ma pełnić. Wówczas będzie łatwiej i może taniej wybrać. Nastaw się na to, że to będzie rozwiązanie, które w przyszłości z dużym prawdopodobieństwem zastąpi inny program – zmienią się potrzeby. Taka kolej rzeczy.
2. Cena licencji a Total Cost of Ownership / Całkowity Koszt Posiadania programu dla kancelarii prawnej
- opłata za konto użytkownika – miesięczna albo jednorazowa
- opłata za czynny dostęp do programu – miesięczna albo jednorazowa
- koszt licencji ogólnej, bazowej, wejściowej
- abonament za serwisowanie przed dostawcę
- warianty cenowe licencji np. 3 poziomy zaawansowania programu
- zróżnicowanie cen za dodatkowe moduły, płatne raz lub co jakiś czas lub podnoszące koszt użytkownika czy dostępu
- opłaty za aktualizacje programu
- abonament za tzw. helpdesk / pomoc techniczną
- opłaty za szkolenia nowych współpracowników
- koszt wdrożenia programu
- opłata za migracje danych
To, czego nie widać w budżecie projektu to:
lucrum cessans:
- czas na wybór, negocjacje i konfigurację wybranego programu
- czas osób w kancelarii na wdrożenie – szkolenie z używania programu (na dodatek i zwykle płatne lub ukryte w koszcie wdrożenia)
- problemy na początku używania programu – w szczególności przestoje spowodowane uczeniem się nowego systemu, a co gorsza „ginące” aktualne czynności, dokumenty, dane klientów
- konieczność oddelegowania pracownika/-ów do procesu wdrożenia, co będzie „raz, kiedyś”
damnum emergens:
- straty danych historycznych lub konieczność dodatkowych prac, lub nakładów, by zarchiwizować posiadane dane lub uczynić je dostępne na przyszłość
- quasi damnum emergens: konieczność dodatkowych zakupów sprzętu lub innego oprogramowania
3. Program dla kancelarii prawnej w chmurze. To wygoda i oszczędność.
To o czym warto pamiętać o programie w chmurze to, że:
- dostawcy programów chmurowych wiążą się zwykle w modelu abonamentowym – płacenia ad infinitum za używanie projektu – przypomina to najem bez możliwości wykupu;
- bezpieczeństwo chmurowe ma swoje granice – warto sprawdzić jakie zabezpieczenia ma chmura, jak będzie można się bezpiecznie łączyć, jakie jest szyfrowanie danych, czy serwery są w bezpiecznej lokalizacji z punktu widzenia wymogów prawa UE (RODO) oraz bezpieczne fizycznie;
- jaki jest tzw. Up-Time w Service Level Agreement – a więc w jakim stopniu dostawca zapewnia nieprzerwane dostarczanie usługi dostępu do programu;
- jedno łącze internetowe to może być za mało na wypadek awarii;
- może być tak, że pewne dane będą zapisywane lokalnie (na komputerze użytkownika), a inne w chmurze; pytanie, jak ma to działać;
- program może mieć ograniczenia np. wielkością powierzchni dyskowej w chmurze na określone informacje – zwłaszcza na pliki co może utrudniać działanie systemu lub jego sensowność; możliwości techniczne za pewnie są, pytanie o to, z jakim kosztem się to wiąże.
4. Program dla kancelarii prawnej na własnym serwerze. To bezpieczeństwo i poufność (?)
To o czym warto pamiętać o programie na lokalnym serwerze to, że:
- program na lokalnym serwerze to może oznaczać znaczne obciążenie finansowe na infrastrukturę sprzętową i programową; mówimy często o budżetach sześciocyfrowych i więcej;
- bezpieczeństwo serwera oprócz cyfrowego – firewall itp. – wymaga bezpieczeństwa fizycznego tj. ograniczenia dostępów nieuprawnionych osób, ryzyka włamania fizycznego i kradzieży danych lub sprzętu;
- serwer fizyczny wymaga serwisu sprzętowego i programowego, wymiany podzespołów co kilka lat z uwagi na ich zużycie, doprowadzenia klimatyzacji do najlepiej dedykowanego pomieszczenia z maszyną (uwaga na wentylację i PPOŻ);
- sprzętowe tworzenie zabezpieczeń kopii zapasowych – to są dodatkowe niuanse sprzętowe;
- dostęp do danych serwera z różnych lokalizacji – tak różnych biur czy miejsc, w których poza biurem przebywają współpracownicy – czy to połączeń zabezpieczonych jak VPN czy tworzenia tzw. lustra (mirror) systemu w innych biurach firmy, co czasem bywa konieczne;
- serwer lokalny ma sztywne parametry, tzn. ma określoną szybkość, pojemność, przepustowość itp. rozwiązania chmurowe zwykle mają zaletę, że są plastyczne i skalowalne tzn. że chmura obliczeniowa może zwiększać moc lub parametry, gdy to potrzebne.
5. Czy nie lepiej zrobić własny program dla kancelarii prawnej?
- czyścić kadzie,
- kupować składniki,
- dbać o całą aparaturę, naprawiać lub kupować nową, gdy się zepsuje,
- dostosowywać się prawnie i organizacyjnie,
- spełniać wymogi związane ze statusem składu podatkowego.
(off-topic: ze składem podatkowym, może przy kancelarii to będzie jako analogia do wymogów tajemnicy zawodowej i RODO 😉 )
To wszystko kosztuje.
Nie tylko liczą się pieniądze, ale przede wszystkim Twój czas i innych osób w organizacji.
A w biznesie prawniczym, bardziej widać czarno na białym niż w innych biznesach, że czas to pieniądz.
Czas własny i całej kancelarii na „home made” program IT może być elementem, który finansowo może taki projekt uczynić nieekonomicznym.
6. Potrzeby analityczne biznesu kancelarii warto określić przed szukaniem programu dla kancelarii prawnej
Ważnym aspektem programu dla kancelarii jest to, co program ma dostarczać od strony informacji o efektywności biznesu. Notowanie czynności i wystawianie faktur – to są potrzebne i podstawowe funkcje, ale dzisiaj to stanowczo za mało, nawet w kilkuosobowych kancelariach, nie mówiąc już o indywidualnych praktykach prawniczych.
Program może, a nawet powinien być źródłem wiedzy o kondycji biznesowej kancelarii, o klientach, o współpracownikach. Aby program dla kancelarii dostarczał nam właściwe informacje biznesowe, trzeba wpierw zdecydować jakie informacje biznesowe są dla nas ważne.
Decydując o informacjach, jest kilka kwestii do rozważenia, które bezpośrednio determinują rzeczywistość biznesową danej kancelarii. Przykładowo mogą to być następujące pytania:
- jakie zasady współpracy z klientami są dominujące?
- czy potrzebujemy używać jednej kategorii godzin, dwóch czy trzech?
- czy potrzebujemy znać zyskowność klientów, spraw czy zyskowność osób pracujących w kancelarii, a może obie te kategorie?
- co powinni wiedzieć prawnicy wpisujący czas – znać godziny czy znać finanse i parametry finansowe? jeśli tak, to którzy?
Trudno szukać odpowiedzi na tego typu pytania u dostawców programów. Siłą rzeczy, są dostawcy, którzy próbują dopasować kancelarię do swojego produktu. To jest pewne rozwiązanie. Są też dostawcy otwarci na dostosowanie swojego programu do wymogów kancelarii poprzez modyfikację produktu. Każda z tych opcji ma swoje wady i zalety. Im większa organizacja tym kwestia dopasowania programu do organizacji jest czynnikiem o rosnącym znaczeniu.
II. Zbieranie informacji o programach dla kancelarii prawnej – badania rynku
7. Telefon do przyjaciela – jaki program dla kancelarii prawnej polecisz? Na czym pracujesz?
Warto pytać znajomych po fachu o to, czego używają, co polecają. Trzymanie się tylko opinii może być szkodliwe w pewnych sytuacjach. To, co dobre dla niego/niej niekoniecznie będzie dobre dla Ciebie. Zastanów się, w jakim stopniu Twoje potrzeby są podobne do potrzeb tej innej osoby, w jakim stopniu Wasze kancelarię są podobne, a w jakim stopniu nie. Weź pod uwagę, jakimi jesteście ludźmi, jak jesteście podobni do siebie, jak się różnicie od siebie, bo to też ma znaczenie. Sam pracuję na programie do timesheet / rejestracji czasu pracy, który nie jest dedykowany dla branż, dla prawników. Dowiedziałem się o tym rozwiązaniu pierwszy raz od kogoś po fachu.
8. „Drogi fejsbuku / linkedin, jaki program dla kancelarii prawnej polecicie?”
9. Jaka kancelaria używa danego programu dla kancelarii prawnej?
10. „Polacy nie gęsi” i swoje programy mają. A może coś z zagranicy?
III. Analiza programów dla kancelarii prawnej
11. Telefon do przyjaciela – co powiesz o programie X?
Podobna, jednak inna sytuacja to gdy pytasz kolegi / koleżanki po fachu, żeby zebrać opinię o programie X.
Jeśli tylko na tym opierasz swoje decyzje wobec tego produktu, możesz wyeliminować ciekawe rozwiązanie. Weź pod uwagę, że to, czego doświadczyła inna osoba, inna kancelaria z programem X niekoniecznie powinno być prawdziwe i przekładalne 1:1 dla Ciebie i Twojej kancelarii.
Sprawdź empirycznie z dostawcą i programem to, czego się dowiedziałeś. Unikniesz rozczarowań. Co więcej, adresując problem z dostawcą, możliwe, że zapobiegniesz pojawieniu się go na przyszłość.
12. Doświadczenie producenta a nowość programu dla kancelarii prawnej lub technologii
Data produkcji programu to trochę galimatias.
Z jednej strony, to kiedy wyprodukowano program pokazuje doświadczenie twórców – w szczególności mówimy o programie branżowym. Można się spodziewać, że producent widział już nie jedno i program może zaadresować istotne kwestie dla kancelarii. Zna specyfikę zawodu i branży. Jednocześnie, taki producent może nie mieć dużej motywacji do wychodzenia naprzeciw potrzebom kancelarii, co do funkcjonalności i dopasowania programu ponad standardowo czy korzystniejszych warunków biznesowych.
13. Aktualizacje programu informatycznego dla kancelarii prawnej
Warto dowiedzieć się od dostawcy programu:
- jakie są aktualizacje programu, który nas interesuje
- jak często są robione aktualizacje
- czego dotyczą aktualizacje
- jakie były aktualizacje od początku stworzenia programu
- kwestie odpłatności aktualizacji
14. Integracja programu dla kancelarii z innymi programami
15. Szukanie idealnego programu dla kancelarii prawnej
Trudne może być znalezienie programu dla kancelarii, który sprosta wszystkim Twoim wymaganiom. Sztuką będzie poświęcenie pewnych kryteriów wyboru w toku procesu decyzyjnego. Programy idealne nie są mi znane 🙂 Jeśli ktoś taki zna – proszę o maila :). Natomiast te, które są bliskie do pewnego ideału to… nie są dla każdej kancelarii (z uwagi na modele biznesowe i skalę działania), są wymagające od kierownictwa, od prawników i … sporo kosztują.
16. Jeden program dla kancelarii prawnej „…aby wszystkimi rządzić” ?
BONUS – dylematy związane z wyborem programu informatycznego dla kancelarii prawnej
-
„pudełko z pułki” vs „tailorowany garnitur lub garnitur na miarę”
-
tanio vs drogo (tanio może być pozornie)
-
prostota vs kompletność (funkcji i możliwości)
-
duża firma vs mała firma (o dostawcach)
-
na chwilę vs na lata (perspektywa inwestycji)
-
potrzeby teraz vs na przyszłość (jedno wymiarowość vs wielowymiarowość funkcji)
Co jeszcze?
Na koniec – osoby, które chcą spojrzeć na temat dalej i dowiedzieć się innych rzeczy związanych z programami dla kancelarii, odsyłam do raportu KIRP z 2020 roku, który jest tutaj
Kolejne publikacje
Jeśli chcesz dostać informację o kolejnej publikacji – zapisz się na newsletter NAVEO. Formularz zapisów poniżej – smartfon; formularz z boku – desktop.
