KPI kancelarii prawnej – utylizacja

02.12.2020 autor: Tomasz Sęk

Kluczowe wskaźniki efektywności / KPI kancelarii prawnej i emocje

 

KPI kancelarii prawnej i emocje

KPI kancelarii prawnej i emocje? Co takiego emocjonującego? Ale o tym zaraz, bo o co chodzi z KPI?

Wydaje się, że prawie każdy z nas słyszał, otarł się lub aktualnie pracuje ze swoimi kej-pi-ajami, a więc KPI – Key Performance Indicators. KPI jako określenie funkcjonuje też w warstwie słownej jako „wskaźniki”, „targety”, „cele”.

Jeśli miałbym znaleźć najpopularniejsze emocjonujące KPI to skłaniam się do wskaźników przy jeździe samochodem 🙂

 

KPI w motoryzacji

Emocjonuje nas kierowców to, ile czasu zajmuje nam start 0-100 km/h – przy słabszych silnikach może niekoniecznie 😉 Zauważyłem, że szybkie przyspieszanie budzi skrajne emocje: ekscytację, radość, strach, lęk.

Liczba koni mechanicznych to już odrębna kategoria, uzupełniona przez niutonometry.

Chyba wszystkich kierowców emocjonuje to ile auta palą – czy mało (dobrze),  czy za dużo („oj, panie…”), czy bardzo dużo („bo stać mnie!” / „kto bogatemu zabroni” 😉 ).

Co czujesz, gdy wskaźnik ilości paliwa jest na żółto/czerwono, cyferki komputera pokładowego nieubłaganie odliczają kilometry do pustego paliwa, a żadnej stacji benzynowej nie ma w pobliżu?

Kierowcy aut z silnikami diesla mają dodatkowe emocje, ponieważ przy kurczącym się stanie ropy w baku, grają na to aby nie uszkodzić silnika…

 

KPI w biznesie

KPI – te angielskie trzy litery budzą sporo emocji w biznesie.

W zasadzie to budzą głównie emocje.

KPI emocjonują zarządy, wspólników w firmach. KPI emocjonują middle management, menedżerów, szefów praktyk. W końcu, KPI emocjonują współpracowników, pracowników, prawników kontraktowych i prawników etatowych.

Dlaczego?

Oprócz tego, że KPI wpływają na to „nie tyle ile można zarobić, a ile można stracić” w grze są również inne rozmaite rzeczy – władza, status,

ważny disclaimer:

w moich publikacjach posługuję się branżowymi zwrotami – łaciną prawniczą, językiem martwym, a jednak żywym wśród prawników;  posługuję się również – par excellence –  łaciną biznesową, czyli tak zwaną „korpo nowo mową” (dalej: KNW – co?!?! kolejny akronim?!), ponieważ piszę o biznesie, czyli używam angielskiego, tudzież biznes ponglisz; zdaję sobie sprawę, że mimo że KNW budzi różne emocje, to jednak jest to pewna forma słownictwa, która już po prostu funkcjonuje; językoznawca  dr Tomasz Piekot  wspomina, że ktoś zaproponował jakiś czas temu polski „listel” zamiast e-mail / mail / mejl; nie przyjęło się to nowe słowo; więc i ja kijem Wisły nie będę zawracał, mimo, że należę do plemienia co „to nie gęsi i swój język mają”; trzy- i czteroliterowe akronimy też będą się pojawiać w moich tekstach, tak łatwiej – jak z akronimami: KPC, KRS, PPSA, ZCP, WPS, KZP dla przykładu. 

 

Jak się definiuje KPI?

Kluczowe wskaźniki efektywności (Key Performance Indicators-KPI, Key Performance Measures, Key Success Indicators) to finansowe i niefinansowe wskaźniki stosowane jako mierniki w procesach pomiaru stopnia realizacji celów organizacji. Pozwalają one na bieżącą ocenę i poprawę wyników działalności firmy, a także poszerzenie wiedzy.” (A. Grycuk, 2010)

Peter Drucker  mawiał, że „Jeśli nie da się czegoś zmierzyć, to nie da się tym zarządzać.” Trudno z tym dyskutować, bo w dzisiejszych czasach jesteśmy w stanie mierzyć nawet takie rzeczy, jakie intuicyjnie uważamy lub uważaliśmy do tej pory za niemierzalne, m.in.  zaangażowanie, styl myślenia, cechy osobowości, jakość przywództwa.

Istnieje całe mnóstwo wskaźników biznesowych, które można stosować.

Jednak cały w tym ambaras,

by mieć tylko kilka na raz.

(Tomasz Sęk)

Co za dużo – w kwestii wskaźników – to nie zdrowo.

 

Trzy kluczowe KPI kancelarii prawnej / wskaźniki efektywności kancelarii prawnej

W branży prawniczej na pierwszym planie wysuwają się dwa wskaźniki do zarządzania efektywnością w kancelarii prawnej: utylizacja i realizacja. To narzędzia krytyczne do zarządzania w zyskownej / rentownej kancelarii prawnej. A trzeci? Stay tuned 😉 „I’ll be back!”

W jaki sposób się określa te wielkości – zdania są podzielone. Wynika to z tego, że wzory używane do wyznaczania tych wskaźników mają zmienne. I to te zmienne są różnie rozumiane, interpretowane, a więc jakie wielkości należy przyjmować. O tym też będzie dalej, żeby nie operować ignotum per ignotum.

Używanie tych dwóch kluczowych wskaźników w zarządzaniu finansami kancelarii wymaga jednej bardzo ważnej rzeczy. Ta rzecz to Rejestracji Czasu Pracy, zwana również timesheet, timesheetowaniem (timesheet = ang. karta czasu pracy). Z doświadczenia mogę stwierdzić, że nie ma firmy prawniczej, w której zapisywane było 100% czynności, a o czasie pracy nie wspominając. Statystycznie rzecz biorąc, byłoby idealnie, gdyby 95% czynności i 95% czasu było rejestrowane.

Rejestracja czasu pracy to temat, jakim się zajmę w innych publikacjach lub na newsletter. W każdym razie, jest to temat trudny z punktu widzenia samych prawników, którzy mają to robić. Na marginesie, ja sam robię swój timesheet.

 

KPI kancelarii prawnej – Utylizacja

 

Wzór na utylizację w kancelarii prawnej

Utylizację obliczamy, dzieląc liczbę godzin tzw. sprzedawalnych / bilowalnych (billable, nadających się do wystawienia rachunku, bill = ang. rachunek) lub czardżowalnych / chargeable lub charge  (ang. obciążyć klienta) przez liczbę godzin dostępnych w przyjętym i analizowanym okresie, względnie przyjętym targecie (celu) do osiągnięcia. Na przykład, jeśli ktoś  zabilował (nabił,  zapisał) 20 godzin w 40-godzinnym tygodniu to jego utylizacja wyniosła 20 godzin / 40 godzin = 0,5 względnie 50%.

Utylizacja to KPI kancelarii prawnej do monitorowania obciążenia prawników pracą.

Od tego momentu zaczynają się tzw. schody. Utylizacja między firmami może znaczyć co innego. Z jakiego powodu? Pojawiają się następujące kwestie:

  • Czy bierzemy pod uwagę wszystkie dostępne godziny w tygodniu,  mniej czy więcej? Ile? Co kancelaria to inna wielkość tej liczby.
  • Jakie godziny bierzemy pod uwagę? Przepracowane na rzecz klientów (na klientów) czy też inne?  Czy bierzemy pod uwagę godziny sprzedane / efektywne czy wszystko to co zostało zarejestrowane / zaraportowane / wpisane?
  • Jak uwzględniać urlopy w liczbie godzin dostępnych?  W praktyce jedne firmy urlopy odejmują liczby targetu godzin do zarejestrowania / sprzedania, inne nie.
  • Ile tygodni w roku bierzemy pod uwagę? W niektórych kancelariach bierze się pod uwagę 50 tygodni x 40 godzin (2000 godzin rocznie!). To jest ekstremum.

Przykład utylizacji w sprawie / projekcie

W naszej sprawie prawnik pracował 2 dni, zapisując 12 godzin merytorycznych dla klienta i nie zajmował się innymi sprawami. Przyjmijmy teoretyczny przykład, że dziennie oczekuje się 6 godzin merytorycznych sprzedawalnych od prawnika. UWAGA: 6 godzin dziennie to sprawa umowna, ta wielkość jest różna w różnych modelach biznesowych kancelarii prawnych i polityce zarządczej

***

godzin zarejestrowanych: 12 h

godzin dostępnych: 12 h

utylizacja: 12/12  = 1 lub 100%

***

Przykład utylizacji prawnika w skali miesiąca

Przyjmijmy teoretyczny przykład, że dziennie oczekuje się 6 godzin merytorycznych sprzedawalnych od prawnika, przy 20 dniach roboczych w przykładowym miesiącu.

***

godzin zarejestrowanych: 100 h

godzin dostępnych: 6 h x 20 dni = 120 h

utylizacja: 100/120  = 0,833 lub 83% 

***

Co jest ważne w ustaleniu poziomu utylizacji 100%?

Ułożenie parametrów obliczania utylizacji wymaga uwzględnienia czynników ad casum konkretnej kancelarii, m.in.:

  • przyjrzenia się modelom współpracy i zasad rozliczeń z klientami,
  • analizy rodzajowi specjalizacji,
  • oceny dojrzałości zawodowej prawników i kosztów wynagrodzeń,
  • merytorycznego zaawansowania danej praktyki w firmie.

 

Dlaczego utylizacja jest KPI kancelarii prawnej?

Utylizacja sama w sobie mówi o efektywności wykorzystania zasobów ludzkich, a konkretnie czasu ludzi. Natomiast utylizacja niewiele mówi o efektywności finansowej biznesu. Mówi za to bardzo dużo, w jakim stopniu biznes kancelarii jest obciążony pracą, czy raczej ma sporo pustych przebiegów.

Wyobraź sobie, że kancelaria to taki gazociąg, ropociąg (ang. pipeline). Kluczowa jest dla nas średnica – ona wyznacza przepustowość, tj. ile jednocześnie można przetłoczyć ropy w środku.

Potraktuj średnicę ropociągu jako liczbę godzin w okresie czasu (np. miesiącu) wynikającą z liczby prawników i ich możliwości merytorycznych. Całkowita maksymalna liczba godzin pracy zespołu kancelarii w miesiącu  to średnica tego pipeline.

KPI kancelarii prawnej - utylizacja

 

 

Szare pole to przestrzeń przez którą może płynąć ropa, a w kancelarii to suma godzin jaką prawnicy mogą przerobić w jednostce czasu np. w miesiącu. Im więcej jest prawników tym przepustowość wielkość tej „rurki” (pipeline) jest większa.

 

Utylizacja obrazuje w jakim stopniu ta rurka (pipeline) jest zapełniona. Jeśli pipeline jest do połowy pełny, to jednocześnie druga połowa nie jest wykorzystywana. W takiej sytuacji utylizacja wynosi 50%.

 

Utylizacja utylizacji nie jest równa

Pytanie też powstaje – jaka powinna być utylizacja, jednak chodzi o to, jak rozumiemy 100% utylizacji. Pracując z bardzo różnymi kancelariami w toku mojej kariery, widziałem, że różne wielkości liczbowe godzin na prawnika w miesiącu są przyjmowane jako 100% utylizacji.

Zobacz poniżej przykład obrazujący przekrój dwóch różnych kancelarii i ich utylizacji – jedna kancelaria ma utylizację 100% na 140 godzin (po lewej), a druga ma na 60 godzin (po prawej). Wiele zależy od takiego, a nie innego modelu utylizacji.

KPI kancelarii prawnej - utylizacja bis

Model po prawej stronie może pokazywać przykładowo kancelarię:

  • gdzie mamy „solistę”, kancelarię prowadzoną samodzielnie; w takim biznesie prawnik nie jest w stanie  cały czas poświęcać stricte merytorykę bilowalną; trzeba poświęcać czas na inne niezbędne czynności biznesowe;
  • gdzie zespół jest niedoświadczony, dużo godzin nie może być sprzedane (czarny obszar);
  • gdzie zespół poświęca bardzo dużo czasu na marketing, bo taki jest model biznesowy kancelarii, a na merytorykę jest tylko połowa czasu w miesiącu lub mniej;

 

=== poznaj BEZPŁATNY program NAVEO do obliczenia stawek godzinowych ===

=== dalszy ciąg artykułu ===

 

 

Ograniczenia przepustowości pipeline

Porównanie do rurek nie jest przypadkowe. Im większe są potrzeby techniczne, aby „utrzymać w ryzach”ciągłość i ciśnienie w rurce, tym musi być ona grubsza. To też ma swój drugi wymiar – rurka miedziana może być cieńsza od plastikowej i będzie bardziej wytrzymała na ciśnienie. To z kolei kieruje nas do tematu jakości – jakości pracy dostarczanej przez prawników (a zatem – upraszczając – jakości tych prawników), jakości obsługi klienta i jego doświadczeń z kancelarią i jej prawnikami, jakości procesów wewnętrznych, jakości przywództwa, aby wymienić przykładowo kilka kluczowych obszarów.

Na przykładzie rurek działa też marketing. Casus gry Cyberpunk 2077 posłuży jako przykład, ale będę mówił o rurce. Producent rurki w komunikacji marketingowej zapewniał, że jego nowa  rurka  będzie „następnej generacji”. Rurka ta będzie mogła wytrzymać spore ciśnienie i mieć takie możliwości jak żadna inna do tej pory. W efekcie producent wypuścił kolorowe słomki do drinków, zapewniając o zastosowaniu przy bardzo dużym ciśnieniu. Oburzenie rynku jakie miało miejsce, było powszechne.

 

Różne kancelarie, różne potrzeby

Wracając na nasze podwórko – utylizacja tzw. optymalna będzie różna dla różnych kancelarii. Zależy to od wyznaczonego poziomu godzin i innych parametrów finansowych. Dlatego utylizacja może mieć różne znaczenie w różnych firmach – mam na myśli różne modele biznesowe. Jeśli mamy porównywać utylizację między firmami to porównujmy „jabłka z jabłkami”, a nie „jabłka z pomarańczami” (konsultingowe: apples and oranges). Czyli porównujmy utylizację w 100-osobowej firmie z  utylizacją z podobną firmą o podobnym profilu, a jednoosobową praktykę (kancelarię) z inną jednoosobową praktyką.

 

Co dalej?

Dopiero gdy utylizację zestawimy z realizacją, dowiadujemy się więcej o kondycji finansowej kancelarii.

Realizacja jako KPI kancelarii prawnej będzie tematem innej publikacji z mojej strony. Dlatego zapisz się na newsletter, a otrzymasz informację o kolejnej publikacji.

 

Jeśli chcesz być na bieżąco

Jeśli chcesz dostać informację o kolejnej publikacji – zapisz się na newsletter NAVEO. Formularz zapisów poniżej – smartfon; formularz z boku – desktop.

O autorze

Tomasz Sęk

Doradca biznesowy w dziedzinie finansów i zarządzania, strategii i architektury biznesowej. Prawnik-ekonomista, menedżer. Absolwent studiów menedżerskich MBA na IESE Business School w Barcelonie (Hiszpania).
Zobacz więcej postów >

Czytaj także

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *