KPI kancelarii prawnej – REALIZACJA

Realizacja w kancelarii prawnej to drugi obok utylizacji kluczowy KPI lub wskaźnik efektywności. Utylizację – siostrę Realizacji – opisałem tutaj.

Na marginesie tego wstępu: pracując nad tą publikacją, przyszło mi na myśl, że „Bez utylizacji, nie ma realizacji”, trawestując klasyków. Wspomniane wskaźniki razem pokazują kluczowe punkty efektywności. Jednakże nie są to wszystkie wskaźniki. Naturalnie, że „gotówka jest królową”  w biznesie (choć po angielsku gotówka, pieniądz jest „królem” – ’cash is king’), i marża brutto też się jeszcze kłania. O tych dwóch wspomnianych finansowych KPI, napiszę innym razem – możliwe, że w newsletterze.

😉

Realizacja to KPI kancelarii prawnej do wskazania efektywności finansowej wyprodukowanych godzin.

Gdybym miał wytłumaczyć Ci, czym jest realizacja w kancelarii prawnej, a chciałbym posłużyć obrazowo przykładem, to na myśl przychodzi mi smażenie mięsa kurczaka :). W wersji wege – to będzie obieranie i gotowanie pyr (po  poznańsku: ziemniaków) 😉

Mięso?! Dlaczego?

Używam kurczaka – a konkretnie, jego części na literę „P”, ale nie użyję  tego słowa, żeby Wujek Gógl et consortes mnie nie wrzucili do zbioru stron dostających bana za wiadome treści 😉

Dobre mięso kurczaka nie jest napompowane wodą – miejmy nadzieję, że to woda –  co widać lub nie na patelni. Nomen omen, podobnie mówimy branżowo o „pompowaniu godzin”. Przypadek? 😉

Wracając do kurczaka 🙂 – słabej jakości kurczak traci wodę na patelni.

Podczas smażenia, przez pewien czas ma się nawet wrażenie, że kiepskiej jakości kurczak się nie smaży. Zamiast tego,  kurczak praży się lub – co gorsza – gotuje (sic!) w wodzie, którą traci. W efekcie mięso traci masę, wartość.

Tym sposobem wychodzi szydło z worka, a w zasadzie woda z mięsa na patelni. Wówczas zdajesz sobie sprawę, ile w kurczaku jest wody, a nie mięsa. Jeszcze nie jesz, a już jest niesmak – pozakupowy, ale jest.

Mam tak, że wolę takiego kurczaka nie konsumować.  I wolę postawić na jakość.

Klient kancelarii również woli JAKOŚĆ, a nie JAKOŚ. Jeden detal, a tak wiele różnic.

Realizacja jako wskaźnik efektywności pracy dla klienta

Klienta kancelarii zazwyczaj – bo bywają też oryginały – interesuje mięso od prawnika, a nie lanie wody.

Piszę to nie tylko jako doradca kancelarii, ale również jako klient nie jednej kancelarii. Kupowałem usługi dla siebie, dla innych firm, i korzystałem z usług różnych kancelarii. Robiłem też Mystery Shopper wobec kancelarii czy badania satysfakcji klienta kancelarii w imieniu kancelarii. Kiedyś może też o tym napiszę więcej, bo to osobny wątek.

Z czynnościami i godzinami prawników w sprawach lub projektach jest podobnie jak z „pompowanym kurczakiem”. Godziny napompowane / niepotrzebne / rozwleczone / zbędne będą: skreślone (niesprzedane), kwestionowane – jeśli szczęście nam dopisze i klient to powie. O zgrozo, jeśli klient nic nie powie i to będzie ostatnia faktura. Tak też bywa.

Wracając do wersji wegańskiej mojego obrazowania wskaźnika realizacji w kancelarii, to mało jest pyr, które można jeść bez obierania. Te, które nie tracą nic na obieraniu to zwykle te tip-top odmiany i do gotowania ze skórką. A tak, pyry trzeba obierać i mamy ubytki w masie tego, co ostatecznie ląduje w garnku. Podczas obierania pyr tudzież obcinania niepotrzebnych części (podobnie jak z godzinami)  możemy tracić mało masy naszego warzywa, względnie może to być więcej ubytku przy braku wprawy, lub – co gorsza – braku odpowiednich narzędzi.

Realizacja i autocenzura godzin przez prawników

Spotykam się dosyć często w kancelariach ze zjawiskiem po stronie prawników rejestrujących czynności w postaci  „autocenzury” tj. autokorekty godzin swoich czynności. Każda skrajność jest szkodliwa, a w tym wypadku to strzelanie sobie w stopę, a dokładnie w biznes kancelarii.

Zdecydowanie lepiej uciąć czynności na etapie fakturowania, a nie rejestrowania. Takie podejście daje wiele cennych informacji o nakładach czasu koniecznych na pracę dla klienta zarówno dla prawników rejestrujących i weryfikujących czynności do fakturowania.

Korygowanie godzin do fakturowania

Przy korygowaniu godzin zalecałbym dwie zasady:

Pierwsza zasada to „nemo ex iudex in causa sua” . Ocenę biznesową czynności  powinien robić kto inny niż osoba raportująca czas, która powinna pisać czas rzeczywisty.

Druga zasada to  „Zasada Dwóch” z Gwiezdnych Wojen „Zawsze dwóch ich jest, nie więcej, nie mniej.”  Nad każdym wpisem powinny pracować góra dwie osoby. Pierwsza to osoba, która przygotowuje zestawienia dla klientów w celu ich spójnego kształtu dla klientów i wyłapywania błędów. Zwykle to osoba odpowiedzialna za faktury i zestawienia czynności dla klientów. Druga osoba powinna być nadzorująca/kontrolująca merytorycznie lub biznesowo zlecenie lub klienta (patrz: punkt pierwszy). Nie więcej, bo inaczej to niepotrzebne koszty.

Realizacja jest miernikiem efektywności wytworzonych godzin w relacji do efektu finansowego.

Realizacja nie jedną ma definicję

W wypadku realizacji przyjmowane są różne podejścia:

1. suma godzin sprzedanych / suma wszystkich godzin zapisanych (zarejestrowanych) tj. bill i non-bill;
2. przychody zrealizowane / przychody teoretyczne, gdyby cała praca została zafakturowana;
3. przychody osiągnięte przez prawnika / utylizacja prawnika;

Skłaniam się ku drugiej metodzie.

Realizacja w kancelarii prawnej w praktyce – sprawa

w pewniej sprawie prawnik zarejestrował 12 godzin, które mają wartość 3.600 zł netto.

1. godzin przepracowanych: 12 h

2. stawka godzinowa: 300 zł

3. suma możliwego przychodu (1. x 2.) = 3.600 zł

W wyniku negocjacji klienta z kancelarią po otrzymaniu rozliczenia, że pewne czynności  były niepotrzebne, faktura wyniosła 2.400 zł, co w konsekwencji oznaczało odpisanie 4 godzin od puli przepracowanych.

4. przychody odpisane: 1.200 zł

5. przychody zrealizowane (3. – 4.) = 2.400 zł

6. stawka godzinowa: 300 zł

7. godziny odpisane (4. / 6.) = 4 h

8. godziny zafakturowane (1. – 7. albo 5. / 6.) = 8 h

Licząc przychody zrealizowane do przychodów możliwych, otrzymujemy wysokość wskaźnika realizacji.

5. przychody zrealizowane: 2.400 zł

3. suma możliwego przychodu: 3.600 zł

9. realizacja = (5. / 3. )  = 2.400 zł / 3.600 zł = 0,667 lub 67% 

W tym przypadku cena podana pierwotnie klientowi była obliczona, tak że firma na tym traci. W takim wypadku można:

1. Pracować nad metodologią wyceny oraz jednocześnie nad metodą sprzedaży swojej ceny klientowi.
2. Pracować nad lepszym pokierowaniem sprawą, aby budżet godzin się zgadzał.

Stwierdzenie może wydać się kontrowersyjne, to jednak ustanawianie celu budżetowego czasu samo w sobie robi różnicę psychologiczną.

Czy to ma znaczenie?

Jeśli prawnik w swoim budżecie ma tak, że płacimy mu 200 zł / godzinę pracy, to zapłaciliśmy mu 12 x 200 zł = 2400 zł. A przychód na sprawie wyniósł  2.400.

Firma na tym nie tyle nie zarobiła, a nawet straciła. W końcu jest jeszcze kwestia obsługi księgowej, obsługi sprzedaży zlecenia, OC i inne ukryte koszty.

=== poznaj program NAVEO do obliczenia stawek godzinowych ===

=== dalszy ciąg artykułu ===

Realizacja w praktyce KPI kancelarii prawnej – prawnik

Kalkulacja realizacja u danego prawnika jest bardzo podobna do obliczania realizacji w sprawie. Sęk w tym – nomen omen 😉 – że tutaj sumujemy wszystkie przychody z pracy prawnika jakie faktycznie osiągnięto, o czym dalej.

W naszym przykładzie poniżej prawnik przepracował określoną liczbę godzin merytorycznych (110 godzin), ponieważ zaraportował to do timesheet. Wartość tych prac została wyceniona według cennika na 33.000 zł.

1. godzin przepracowanych w miesiącu: 110 h

2. stawka godzinowa: 300 zł

3. suma możliwego przychodu = (1. x 2.) = 33.000 zł

Z powodów leżących po stronie prawnika, klientów lub innych, 20 godzin było pominięte / odpisane / spisane / skorygowane / ścięte* z rozliczenia (*spotykane w praktyce zwroty). W tym wypadku pewne czynności zakwestionował przełożony prawnika jako nieuzasadnione merytorycznie. Co więcej, nasz prawnik miał budżet czasu w jednym projekcie i te godziny przekroczył. Następnie kilka czynności zakwestionował jeden klient. W końcu inne czynności klient zakontraktował z kancelarią na mniejszą kwotę (np. 6000 zł) niż to wyszło z kwoty godzin jakie zabilował prawnik (np. 8000 zł). Wspomniana różnica między kwotami zaistniała już po zafakturowaniu uzgodnionego honorarium, porównująca dane z systemu raportowania i fakturowania.

4. godziny odpisane: 20 h

5. godziny zafakturowane i zapłacone = (1. – 4. ) = 90 h

6. przychody zrealizowane = (2. x 5.) = 27.000 zł

W rezultacie różnicy godzin, z obliczeń przychodów jest 18% przychodów do odpisania z tego, co zostało wytworzone (zapisane).

6. przychody zrealizowane: 27.000 zł

3. suma możliwego przychodu: 33.000 zł

7. realizacja = (6. / 3. ) = 27.000 zł / 33.000 zł = 0,818 lub 82%

Wyzwania związane z realizacją jako KPI w kancelarii prawnej

Realizacja może wywoływać negatywne efekty

Realizacja jako wskaźnik w oderwaniu od innych wskaźników może zniechęcać do delegowania pracy na młodszych (tańszych) prawników. Wynika to z tego, że w realizacji liczy się osiągnięty przychód, a nie to jakie koszty się ponosi w toku wytworzenia tego przychodu (np. drogim prawnikiem czy tańszym prawnikiem). Ten temat rozwinę w przyszłości, bo ma duże konsekwencje dla zyskowności firm.

Różne stawki godzinowe

Chcielibyśmy mieć równą stawkę u klientów. W praktyce jednak się po prostu tak zdarza, że różni klienci są obsługiwani na różnych stawkach godzinowych – czy to sformułowanych expressis verbis, czy ipso facto przez ryczałtowe sprawy.

Bywa nawet tak, że u jednego klienta w różnych sprawach są różne stawki. O ile życie tak może układać Twoje relacje biznesowe, to w analityce to powoduje groch z kapustą. Takie ustawienie biznesowe w kancelarii nie jest korzystne i sygnalizuje inne wyzwania do zaadresowania – w obszarze sprzedaży i organizacji. Na pocieszenie dodam, że można sobie z tym poradzić. Jednakże ujednolicenie stawek może zabrać trochę czasu 😉

Brak dostępu do danych i wiedzy o wskaźnikach

Prawnicy w wielu kancelariach nie znają swojej realizacji, bo m.in. nie są im znane przychody osiągane ze swoich działań. Dzieje się tak, ponieważ ujawnianie przychodów wobec prawników niebędących wspólnikami / właścicielem to temat delikatny i skomplikowany.

Kij ma dwa końce przy ujawnianiu przychodów. Są sytuacje i konfiguracje, gdy takie ujawnienie robi więcej szkody niż dobrego. Pół biedy, jeśli to tylko prawnicy wykonawcy (ang. timekeepers) nie znają swojej realizacji czy tej u danego klienta jakiego prowadzą.

Kolejny powód braku wiedzy o realizacji to brak możliwości wyliczenia realizacji z uwagi na poziom skomplikowania danych i ich liczenia (przyporządkowania). Często wiąże się to dodatkowo z ograniczeniami systemu do raportowania danych, co rozwinę w następnym akapicie.

Systemy gromadzenia danych i raportowania

Systemy do raportowania czasy czynności / timesheet / zarządzania w kancelariach prawnych nie są doskonałe. Inna sprawa, że trudno szukać systemu doskonałego, to jednak niewiele systemów bierze pod uwagę wskaźnik realizacji.

Jeśli program posiada wskaźnik realizacji wyliczany automatyczne, to zwykle jest to drogie oprogramowanie.

Do tego, na pierwszy, na drugi, a nawet na trzeci rzut oka są to skomplikowane programy informatyczne. A prawnicy nie lubią takich programów – patrz „drugie wyzwanie”.

Co więcej, gdy pracuję z kancelariami z takimi programami, aby wyciągnąć właściwe wnioski o efektywności (nie tylko o realizacji, ale o zyskowności) trzeba do tego mojego czasowego zaangażowania do dodatkowej obróbki danych w postaci ich np. uporządkowania, wyczyszczenia, sprawdzenia. Przykłądowo – wiele programów każdą spółkę traktuje jako jednego klienta, a np. dwie spółki to ten sam klient mający dwa podmioty.

Niuanse analityki danych w kancelarii

Częściej niż rzadziej jest tak, że bazy danych w programach kancelarii prawnych nie uwzględniają pewnych niuansów dotyczących rozliczania klientów, nie posiadają pewnych systemów rozliczeń np. z klientami. Ma więc miejsce żmudna praca „czyszczenia” baz danych.

Często jest tak, że system księgowy ma swoje nazwy podmiotów, a program dla kancelarii swoje nazwy klientów. Bywa więc różna liczba zbiorów 🙂 A to wszystko trzeba „skleić” z danymi o wynagrodzeniach, robiąc relacyjną bazę danych.

Dane chce się widzieć w różnych przekrojach: jak wypada dany klient, jak wypada linia usługowa / praktyka specjalizacyjna, jak wypada zespół partnera,  jak wypada dany prawnik, jak wypada dany typ projektów. Chcemy też informacje otrzymywać cyklicznie (miesięcznie, kwartalnie czy rocznie).  Często wiec potrzebna jest wielowymiarowa analityka.

Programy w kancelariach z  narzędziami do analizy wielowymiarowej w czasie rzeczywistym tj z kostkami OLAP  to rzadkość. Całe szczęście takie zaawansowane narzędzia analityczne nie są potrzebne każdemu. Kancelariom kameralnym tj. z liczbą klientów poniżej 50 i do 10 prawników takie rozwiązania będą jak strzelanie do komara z armaty.

Sporo analiz uda się zrobić za pomocą Excela i warto od nich rozpoczynać, nawet gdy czynności w ciągu miesiąca to tysiące rekordów. Trudność działania z Excelem  w takim wypadku polega na łączeniu różnych danych z różnych źródeł – takie łamigłówki w Excelu z operowaniem na dużych zbiorach danych osobiście uwielbiam.

Wiązanie realizacji z premiami lub sankcjami

Myśląc o realizacji, może się pojawić pytanie: czy realizacja powinna być „kijem lub marchewką”?

Na początek polecam przemyślenia na temat  „marchewkija” prof. Andrzeja Bliklego.

Sytuacja jest podobna jak z dostępem do informacji o przychodach –  sporo zależy od przyjętych zasad i polityki, okoliczności w danym zespole, firmie.

Od 2016 roku w Polsce popularność zdobywa idea turkusowych organizacji, wypromowana przez wspomnianego profesora i książkę Laloux.

Można powiedzieć, że na „turkus” jest pewna moda – takie w zarządzaniu się zdarzają co jakiś czas.

Napiszę na temat turkusu i moich doświadczeń więcej, a wiąże się to z obydwoma tematami – dostępu do wiedz i premiowania.

Kolejne publikacje

Jeśli chcesz dostać informację o kolejnej publikacji, ZANIM pojawią się moje powiadomienia na social mediach – zapisz się na newsletter NAVEO. Formularz zapisów poniżej – smartfon; formularz z boku – desktop.