W podcaście sPrawna Kancelaria odcinek „Od czego zacząć usprawnianie kancelarii” opublikowanym tydzień temu (tutaj publikacja) poruszyłem kwestię usprawniania kancelarii.
Wspomniałem o japońskiej metodzie zarządzania (jakością) – tj. pięciu pytań „dlaczego” dochodzenia do sedna problemu.
Ta publikacja przybliży Tobie narzędzie, aby w sposób uporządkowany posługiwać się wspomnianymi „pięcioma pytaniami.” oraz dokument, który pomoże zebrać myśli. Czytaj dalej.
Narzędzie – diagram Ishikawy
Dziś przybliżam narzędzie, które można użyć do zarządzania usprawnianiem pracy kancelarii i warto by każda sprawna kancelaria je znała.
Narzędzie jest dobrą strukturą, aby w sposób logiczny i uporządkowany użyć pięciu pytań „dlaczego” przy usprawnianiu biznesu.
Mowa jest o diagramie Ishikawy.
Co daje to narzędzie?
Diagram Ishikawy (czyt. isikały) nazywany jest też diagramem przyczyn i skutków, diagramem ryby (tzw. fishbone diagram).
Ten instrument umożliwia identyfikację źródeł problemu w przedsiębiorstwie.
W zarządzaniu używa się ten diagram do zilustrowania związków przyczynowo-skutkowych, pomagając oddzielić przyczyny od skutków.
Autorem diagramu jest Japończyk Kaoru Ishikawa – japoński chemik przemysłowy i administrator biznesu; wprowadził ten pomysł już w 1943 roku, a upublicznił w 1962.
Kształtem wykres przypomina rybią ość, gdzie:
- głowa ryby – to problem do rozwiązania,
- kręgosłup ryby to grupy przyczyn, które mogą wpłynąć na pojawienie się problemu,
- ości określają przyczyny szczegółowe należące do danej grupy przyczyn.
Kilka wersji narzędzia
Diagram Ishikawy funkcjonuje w kilku wersjach:
-
japońskiej – problem lokujemy po prawej stronie wykresu
-
europejskiej – problem jest po lewej stronie wykresu, wypełnianie od lewej do prawej
-
konsultingowej – tzw. drzewo logiczne
drzewo logiczne
Dla mnie bardziej naturalny jest wykres trzeci – „konsultingowy”. Mam tak po doświadczeniach wyniesionych ze współpracy w projektach z konsultantami z McKinsey, BCG, Bain (tzw. Big Three ) podczas mojego MBA i pracy w GlobalPraxis (butiku konsultingowym w growth consulting).
Notabene: tzw. Wielka Czwórka to firmy księgowe – tak rozpoznawane międzynarodowo (w Polsce znane bardziej jako „audytorskie” i „konsultingowe”), które poszerzyły biznes o komplementarne usług, w tym usługi prawnicze.
Praca z wykresem
1. identyfikacja problemu
Praca z diagramem zaczyna się od stwierdzenia problemu w postaci wystąpienia skutku, np. błędu, braku, awarii lub innego niepożądanego stanu.
2. określenie grup głównych przyczyn
Poruszamy się w obrębie struktury obszarów, gdzie mogą pojawiać się przyczyny problemu. Obszary te to:
- człowiek (Man)
- materiał (Material)
- sprzęt / maszyna (Machine)
- stosowana metoda (Method)
- kierownictwo (Management)
- środowisko / otoczenie (Environment)
To nie jest katalog zamknięty obszarów – można opracować własne metody.
Natomiast powinno się pamiętać o bardzo ważnej zasadzie – aby kategorie były MECE (czyt. misi, choć autorka terminu woli „mis”) tj. mutually exclusive and collectively exhaustive.
To metoda ze świata strategicznego konsultingu, bo opracowana w firmie McKinsey i nadal żywa, choć autorka tej metody wskazuje, że początki temu dał Arystoteles (źródło).
W MECE chodzi o to, aby kategorie były odrębnymi zbiorami, niepokrywającymi się, oraz by kategorie były wyczerpujące całość zagadnienia.
źródło: https://strategyu.co/
3. uszczegółowienie przyczyn
Następnie, identyfikujemy wszystkie z możliwych przyczyn, które ten skutek (nasz problem) spowodowały.
4. analiza wyników
Na koniec prac należy:
a) zidentyfikować i wybrać małą liczbę (2 do 4) przyczyn, które prawdopodobnie mają największy wpływ na skutek (problem),
b) przeanalizować, czy wybrana istotna przyczyna rzeczywiście stwierdza badany problem,
c) określić sposób wyeliminowania najbardziej prawdopodobnego procesu powstawania badanej niezgodności.
Czy to jest wszystko? Czy to wystarcza?
Ta metoda, a zarazem narzędzie, jest dobra „na początek”, w szczególności do tzw. zmapowania obszarów problemowych.
Diagram Ishikawy upraszcza wiele kwestii i je redukuje do prostych związków przyczynowo-skutkowych.
To narzędzie nie uwzględnia np. dynamiki, złożoności zjawisk organizacyjnych w biznesie, aspektów psychologicznych, jak np. preferencje poznawcze ludzi tj. style myślenia.
Powinno się korzystać również z innych metod analitycznych, innych narzędzi.
Wynika to z tego, że problemy w organizacjach biznesowych są często ze sobą powiązane, wywołują się wzajemnie, tworzą sprzężenia zwrotne, wzmacniają się.
Opowiem o tym kiedyś w podcaście lub napiszę w przyszłości.
Materiały do pobrania i źródła
Poniżej tego tekstu znajdziesz materiały (link do pobrania) do pracy własnej nawiązujące do odcinka podcastu sPrawna Kancelaria „Od czego zacząć usprawnianie kancelarii?”.
Diagram Ishikawa – do wykorzystania:
materiał o diagramie Ishikawa – wersja pdf
materiał o diagramie Ishikawa – wersja pptx
Kwestionariusz autodiagnozy
W podcaście odc. #01 postawiłem wiele pytań.
We wpisie bloga poświęconemu obraniu specjalizacji udostępniłem materiał, który może pomóc Ci podczas udzielania odpowiedzi na wspomniane pytania.
Mimo, że dokument nazwany jest „Kwestionariusz autodiagnozy Strategii Kancelarii Solisty” – solisty tj. prawnika prowadzącego samodzielnie swoją praktykę – mogą z powodzeniem korzystać z niego inni prawnicy.
Dokument do pobrania jest tutaj pod tym linkiem: Kwestionariusz autodiagnozy.
źródła:
https://mfiles.pl/pl/index.php/Wykres_Ishikawy
https://pl.wikipedia.org/wiki/Diagram_Ishikawy
https://pieknoumyslu.com/diagram-ishikawy-do-rozwiazywania-problemow/
